Stellvertreterprüfungen erkennen

Beim Check-in unterstützt Total Exam die Identitätsprüfung durch einen KI-gestützten Abgleich. Der real erscheinende Teilnehmende wird mit dem Ausweisbild verglichen und das Ergebnis unmittelbar für die Mitarbeitenden dargestellt. Auffälligkeiten können so bereits bei der Einlasskontrolle erkannt und gezielt überprüft werden.

Für das Prüfungszentrum bedeutet das mehr Sicherheit, ohne den Check-in unnötig zu verlangsamen. Gerade bei größeren Prüfungen lässt sich die Identitätskontrolle einheitlicher durchführen und das Risiko reduzieren, dass eine andere Person anstelle des tatsächlich angemeldeten Teilnehmenden zur Prüfung erscheint.

Fehlerhafte Teilnehmerdaten vermeiden

Total Exam unterstützt die strukturierte Erfassung und Prüfung der für die Prüfung benötigten Teilnehmerdaten. Angaben können frühzeitig auf fehlende, unvollständige oder auffällige Daten kontrolliert werden, bevor daraus fehlerhafte Prüfungsunterlagen, Meldungen oder später zu teuer korrigierende Zertifikatsdaten entstehen.

Das spart dem Prüfungszentrum vor allem nachträgliche Arbeit. Statt Fehler erst nach der Prüfung oder bei der Ergebnisausgabe festzustellen, können Unstimmigkeiten bereits im laufenden Prozess geklärt werden. Das reduziert Rückfragen, Korrekturen und vermeidbare Zusatzkosten und verbessert gleichzeitig die Datenqualität.

Prüfungsversand vereinfachen

Total Exam reduziert den Arbeitsaufwand bei der Vorbereitung des Prüfungsversands auf einen Bruchteil. Die wichtigsten Teilnehmer- und Prüfungsdaten lassen sich in einem Format exportieren, das direkt in das telc-Template übernommen werden kann. Benötigte Checklisten erzeugt die Software bereits fertig aufbereitet und druckbar – statt Daten manuell zu übertragen und Unterlagen einzeln zusammenzustellen.

In unserem eigenen Prüfungszentrum konnten wir den Aufwand für einen Prüfungstag mit rund 60 Teilnehmenden dadurch von etwa acht Arbeitsstunden auf nur noch 30 bis 60 Minuten reduzieren. Das spart unmittelbar Personalkosten und setzt wertvolle Arbeitszeit für andere Aufgaben frei. Gleichzeitig sorgen digitale Checklisten und eine strukturierte Erledigungsdokumentation dafür, dass trotz des deutlich schnelleren Ablaufs nichts übersehen wird.

Mündliche Gruppen intelligent planen

Total Exam unterstützt die Planung der mündlichen Prüfungen und übernimmt die strukturierte Zuordnung von Teilnehmenden zu Paaren, Gruppen und Prüfungskommissionen. Dabei lassen sich die vorhandenen Teilnehmerdaten und organisatorischen Vorgaben nutzen, um aus einer aufwendigen manuellen Planung schnell einen übersichtlichen Prüfungsablauf zu erstellen.

Das reduziert den organisatorischen Aufwand gerade bei Prüfungstagen mit vielen Teilnehmenden erheblich. Gruppen, Zeiten und Kommissionen müssen nicht mehr mühsam von Hand zusammengestellt werden. Gleichzeitig entsteht eine klare Planung, die sich für Mitarbeitende, Prüfende und die weitere Organisation unmittelbar weiterverwenden lässt.

Alle Abläufe digital dokumentieren

Total Exam dokumentiert wesentliche Schritte des Prüfungsablaufs digital und nachvollziehbar. Check-in, organisatorische Arbeitsschritte, Protokolle, Checklisten und Zeitpunkte können zentral im System erfasst werden, anstatt Informationen auf unterschiedlichen Papierlisten, Dateien oder Arbeitsplätzen zu verteilen.

Damit gewinnt das Prüfungszentrum nicht nur Zeit, sondern vor allem Transparenz. Der aktuelle Bearbeitungsstand lässt sich leichter nachvollziehen und abgeschlossene Schritte bleiben dokumentiert. Bei Rückfragen oder internen Kontrollen steht damit eine einheitliche Dokumentation zur Verfügung, die auch umfangreiche Prüfungsabläufe übersichtlich hält.

Mit Total Exam digitalisieren Sie als telc-Prüfungszentrum alle Prüfungsprozesse:

• Online-Anmeldung mit automatischer Bestätigung
• Teilnehmerportal mit Buchungsstatus, Supportfunktion und Bonusmaterial
• Automatische Sitzplanerstellung und Gruppenzuordnung
• Digitale Protokolle und Checklisten inkl. Zeitstempel
• Export aller Unterlagen im telc-kompatiblen Format
• Übersichtliche Beamer-Ansicht für Teilnehmergruppen
• Versandprotokoll mit digitaler Erledigungsdokumentation